iAccesos ha sido diseñado para facilitar su uso sin necesidad de realizar una formación específica. Consultando los siguientes tutoriales dispondrás de la información necesaria para utilizar iAccesos ya sea como responsable de la empresa o como trabajador para gestionar tus entradas y salidas.
Los tutoriales en video ofrecen una visión rápida de los procesos implicados. La versión web describe con mayor profundidad aquellos aspectos que pueden requerir una configuración específica en función de las necesidades y preferencias de cada empresa.
Alta Empresa y personalización inicial
Describe el proceso de alta de la empresa en iAccesos, la configuración inicial de horarios, calendario y el alta de trabajadores.
Zona privada
para supervisor
Describe las prestaciones de la zona privada de supervisor a efectos de informes, así como la gestión de incidencias y solicitudes de días libres.
iAccesos
para empleados
Describe las prestaciones de la zona privada de supervisor a efectos de informes, así como la gestión de incidencias y solicitudes de días libres.
OBLIGACIONES LEGALES
¿Es obligatorio registrar el horario de accesos para los trabajadores?
El RD 8/2019 del 8 de Marzo de 2019 establece en el apartado 2 del artículo 10 el registro obligatorio de jornada.
“La empresa garantizará el registro diario de jornada, que deberá incluir el horario concreto de inicio y finalización de la jornada de trabajo de cada persona trabajadora, sin perjuicio de la flexibilidad horaria que se establece en este artículo”
“La empresa conservará los registros a que se refiere este precepto durante cuatro años y permanecerán a disposición de las personas trabajadoras, de sus representantes legales y de la Inspección de Trabajo y Seguridad Social.”
¿Qué medios son válidos para realizar el registro efectivo de jornada laboral?
En el mismo artículo se establece “Mediante negociación colectiva o acuerdo de empresa o, en su defecto, decisión del empresario previa consulta con los representantes legales de los trabajadores en la empresa, se organizará y documentará este registro de jornada”
Dado que los registros deben ser puestos a disposición de la Inspección en caso de requerimiento no cabrá argumentar que se ha acordado con los trabajadores no realizar el citado registro de jornada.
¿Cómo debo conservar los registros?
El mismo artículo define la duración de la conservación. “La empresa conservará los registros a que se refiere este precepto durante cuatro años y permanecerán a disposición de las personas trabajadoras, de sus representantes legales y de la Inspección de Trabajo y Seguridad Social”
FUNCIONAMIENTO iACCESOS
Alta y Configuración Inicial de tu empresa en iAccesos
¿Cómo doy de alta mi empresa?
Desde la zona pública de iAccesos puedes acceder al apartado Alta Gratuita iAccesos y cumplimentar el formulario de alta que consta de tres pasos:
Si necesitas crear más sedes laborales y horarios diferentes podrás hacerlo posteriormente desde tu zona privada en iAccesos
Los empleados se crean posteriormente desde la zona privada, ya sea manualmente o importando un fichero Excel.
Una vez finalices el proceso de alta de tu empresa recibirás un correo electrónico con el enlace para validar tu usuario y crear tu clave de acceso.
¿Puedo definir varios centros de trabajo?
A pesar de que iAccesos se ha diseñando principalmente pensando en las micropymes, permite crear diferentes sedes para establecer diferentes días festivos, horarios, trabajadores asignados,…
La opción de gestionar múltiples sedes se encuentra disponible en la versión gratuita de iAccesos.
¿Cómo doy de alta mis trabajadores?
Desde el apartado Configuración pueden darse de alta los trabajadores. Si el número de éstos es reducido, pueden agregarse manualmente.
Adicionalmente iAccesos ofrece la posibilidad de importar un fichero Excel con los datos de trabajadores. Esta opción se encuentra disponible en el menú de opciones de Configuración > Empresa
¿Cómo personalizo el calendario laboral de mi empresa?
Al registrar tu empresa e identificar la comunidad autónoma donde se encuentra, iAccesos asigna los festivos comunes y los específicos de la CCAA al calendario laboral de tu empresa.
En la opción Configuración > Calendario puedes visualizar el detalle de los días definidos como festivos y registrar los festivos locales de tu población.
¿Cómo personalizado el horario de mi empresa?
En el apartado Configuración > Horarios puedes personalizar el horario por defecto, definido en el momento de dar de alta la empresa o crear nuevos horarios si existen trabajadores con diferentes horarios.
Pulsando en la opción Detalles de un horario existente se accede a la ventana de edición en la que puede definirse, para diferentes días de la semana la franja o franjas horarias a aplicar.
En aquellos casos en que la hora de la comida no es fija, puede definirse una única franja horaria, por ejemplo de 8 a 17:00 y establecer los minutos el descanso para la comida.
Registros de entradas y salidas
¿Qué medios ofrece iAccesos para registrar una entrada o salida?
En iAccesos los registros de entrada y salida pueden realizarse desde la página principal de iAccesos o desde la app para dispositivos móviles Android o iphone.
¿Cómo se instala la app de iAccesos en el móvil?
Para los teléfonos Android debe descargarse la aplicación iAccesos de Electronic Certification Services desde Google Play.
Para los teléfonos iphone debe descargarse la aplicación iAccesos de Electronic Certification Services desde la AppStore.
¿Puedo registrar accesos tanto desde la web como desde la app?
Si, el mismo empleado puede utilizar las dos opciones salvo que la empresa determine que únicamente puede utilizarse una de las opciones.
¿Qué pasa si no registro un acceso o una salida?
Si no se registra un acceso iAccesos no establecerá una hora de acceso por defecto.
En el caso de los registros de salida, siempre que exista un registro de entrada y no conste un registro de salida, se registrará un registro de salida a la hora que establezca el horario establecido, al finalizar el día en curso.
Gestión de entradas y salidas
¿Quién tiene permiso para supervisar los accesos de los empleados?
El usuario que se define al crear la empresa es el supervisor por defecto. Posteriormente, si se desean definir más supervisores podrá realizarse desde la zona privada y vincular empleados al nuevo supervisor.
¿Cómo consulto los registros de accesos?
Al acceder a la zona privada de la empresa con las claves de supervisor se presenta por defecto la vista de registro de accesos. Esta vista permite filtrar los registros por sedes, intervalo de fechas y nombre de empleado.
¿Cómo puedo saber cómo ha accedido un empleado?
En el apartado Accesos > Accesos avanzados se ofrece una vista con el detalle de accesos en función de la modalidad (web o app) y el registro efectuado a nivel de geolocalización, en el caso de accesos desde la app, o IP del navegador en el caso de accesos desde el formulario web.
¿Cómo consulto el total de horas por empleado?
En el menú Informes puede solicitarse el informe Resumen de Accesos indicando el intervalo de fechas. Para cada empleado este informe incluye el total horas trabajado y el promedio en función de las jornadas laborales del intervalo.
Gestión de incidencias
¿Cómo se gestionan los retrasos o ausencias no previstas en iAccesos?
El trabajador puede realizar un registro de incidencia desde su zona privada y, si dispone del mismo adjuntar un justificante.
¿Puedo conservar los justificantes de retrasos o ausencias en iAccesos?
Los documentos publicados por el propio empleado o el supervisor, vinculados a un registro de incidencias se conservan por un plazo mínimo de 12 meses.
¿Cómo publica un empleado los justificantes de ausencias?
La publicación de justificantes de ausencias puede realizarse tanto desde la zona privada del empleado como desde la app de iAccesos, la ventaja de hacerlo desde la aplicación es que puede realizarse la captura del justificante desde ésta.
¿Cómo puedo consultar el registro de incidencias en iAccesos?
Cuando un empleado publica una incidencia de acceso o ausencia no prevista, el supervisor recibe un correo electrónico de iAccesos.
El detalle de la incidencia y las opciones de notificación al empleado se encuentran disponibles en el menú Incidencias de la zona privada del supervisor.
Gestión de solicitudes de ausencias
¿Cómo gestiona las solicitudes de ausencia iAccesos?
Desde su zona privada un empleado puede registrar una solicitud de ausencia indicando las fechas, el motivo en base a una lista de opciones contemplada y, si dispone del mismo, documento justificativo.
En el momento en que se registra una solicitud de ausencia, iAccesos remite un correo de aviso al supervisor asignado al empleado.
¿Cómo puede validar o rechazar el supervisor una solicitud de ausencia?
Desde la zona privada de supervisor, en el menú Solicitudes… puede accederse al detalle de solicitudes para solicitar más información al empleado o aplicar las opciones de Aceptación o rechazo.
En el momento en que el supervisor cambia el estado de una solicitud de ausencia el empleado recibe una notificación.
Notificaciones certificadas en iAccesos
¿Qué es una notificación certificada?
Una notificación certificada en el contexto de iAccesos es un correo electrónico en el que se certifica y fecha electrónicamente el remitente, el contenido, el resultado de la entrega y el momento de la transacción.
Para cada notificación se genera un Acta de Evidencias con el resultado de la comunicación que permite acreditar ésta frente a terceros con carácter probatorio.
¿En qué casos iAccesos envía una notificación certificada?
En todos aquellos casos en que la comunicación pueda ser relevante, es decir, cuando se solicita información sobre una incidencia de acceso o sobre una ausencia no justificada. Cuando se aprueba o rechaza una solicitud de ausencia,....
¿Cómo consulto las notificaciones certificadas remitidas desde iAccesos?
En el apartado Notificaciones se registran todas las notificaciones efectuadas desde los diferentes apartados de la zona privada y para cada registro puede descargarse el acta de evidencias.